(v.l.): Andrea Aufermann (Sekretariat), Sabrina Overkamp (Stellv. Leitung) und Nina Konter (Einrichtungsleitung) stellen die App der Frühförderstelle Bochum vor.
Zentrale Plattform für die Frühförderstelle
Zentrum für kindliche Entwicklung vereinfacht Prozesse mit der App Tagea. Fast alle Eltern nutzen inzwischen die digitale Plattform zur Kommunikation
Um Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen, setzt das Zentrum für kindliche Entwicklung, die Frühförderstelle der Inneren Mission – Diakonisches Werk Bochum, auf Digitalisierung: Die App Tagea der Firma Tremaze dient als zentrale Plattform für Dokumentation, Terminplanung sowie die Kommunikation mit Klientinnen und Klienten.
Tagea ersetzt zwei bisher getrennte Systeme für die Dokumentation und die Terminbuchung. Das erleichtert die Arbeit und reduziert Fehlerquellen. So muss beispielsweise statt bisher zwei nur noch ein Kalender gepflegt werden. „Auch das Sekretariat wird entlastet, da Anfragen über die App direkt an die zuständigen Bezugsmitarbeitenden geleitet werden“, erklärt Sabrina Overkamp, Stellvertretende Leitung der Frühförderstelle.
Eltern können über die App per Smartphone freie Behandlungstermine buchen. Dabei werden ihnen nur die Slots der für sie zuständigen Mitarbeitenden angezeigt. Wird ein Termin abgesagt, wird er sofort wieder freigegeben und steht anderen Klientinnen und Klienten zur Verfügung. „Damit verbessern wir die Auslastung und reduzieren wirtschaftliche Verluste“, erklärt Einrichtungsleitung Nina Konter.
Per Chatfunktion können die Eltern mit den für sie zuständigen Mitarbeitenden kommunizieren und in einem geteilten Ordner datenschutzkonform Dokumente austauschen. Eine integrierte Übersetzungsfunktion, die zurzeit für elf Sprachen freigeschaltet ist, erleichtert die Kommunikation mit fremdsprachigen Klientinnen und Klienten. Auch die Dokumentation erfolgt über Tagea. So können die Eltern per digitaler Unterschrift auf dem Smartphone der Mitarbeitenden bestätigen, dass der Termin stattgefunden hat.
Da das System appbasiert ist, bleibt die Frühförderstelle selbst bei einem Ausfall des Firmennetzwerks voll arbeitsfähig. Alle Funktionen lassen sich auf den Mobiltelefonen der Mitarbeitenden nutzen. „Das spart perspektivisch auch Endgeräte-Kosten“, sagt Bennet Fahrmeyer, Referent für Digitalisierung bei der Diakonie Ruhr. Statt eines voll ausgestatteten EDV-Arbeitsplatzes genügt künftig eine Dockingstation für das Smartphone.
Das Gesamtprojekt einschließlich der Einführung der Software und der Optimierung der Prozesse lief über anderthalb Jahre. Seit Juni 2024 erfolgt die Dokumentation über Tagea, die Kommunikation mit Klientinnen und Klienten per App ist im Frühjahr 2025 gestartet. „Die Rückmeldungen der Eltern sind sehr positiv“, freut sich Sabrina Overkamp. Von den aktuell rund 300 Klientinnen und Klienten der Frühförderstelle nutzen inzwischen fast alle die App.